Wat je op je drukwerk moet zetten – en waarom

dot matrix
Iets meer informatie dan dit…

Het lijkt zo voor de hand te liggen: op je visitekaartjes en ander drukwerk staat informatie die het voor klanten mogelijk maakt contact met je op te nemen. En dus neem je informatie op waarmee je klanten kunnen achterhalen wie je bent en hoe ze je kunnen bereiken. Toch?

Gek genoeg kom ik regelmatig visitekaartjes, brieven of e-mails van bedrijven tegen die me niet alle informatie geven die ik nodig heb om te bepalen met wie ik te maken heb.

Wat je verplicht bent te vermelden op je drukwerk

Wettelijk gezien moet al de uitgaande post van je bedrijf twee gegevens noemen:

  • Je KvK nummer

Volgens de handelsregisterwet moet je op alle brieven, orders, facturen, offertes, e-mails en andere aankondigingen (behalve reclames) die je namens je bedrijf stuurt, je KvK nummer zetten. Het KvK nummer is het nummer waaronder je bedrijf in het handelsregister is opgenomen. Ook op je website moet dit nummer staan, naast enkele andere gevens.

(Oh ja, als je er nog over twijfelt: als je een bedrijf hebt, moet je dat inschrijven bij de KvK. Ook als je denkt dat het onzin is. Ook als je bedrijf nog geen winst maakt. Ook als je bedrijf nog niet zo groot is. Als jij bezig bent met externe correspondentie zoals orders en facturen is vrij zeker dat je een bedrijf hebt dat ingeschreven moet staan.)

  • Je handelsnaam

Je bent ook verplicht de naam op te nemen waarmee je ‘aan het handelsverkeer deelneemt’. Dit hoeft niet perse de naam te zijn waaronder je je hebt ingeschreven: bij elke inschrijving in de KvK kunnen meerdere namen horen.

Zo is aan ons bedrijf Oeroek Enterprises V.O.F. (de statutaire naam) de handelsnaam saunaenthermen.nl toegevoegd. Met beide namen treden we naar buiten.

Waarom zou ik mijn KvK nummer en handelsnaam vermelden?

OK, dus de wet verplicht je om je KvK nummer en handelsnaam af te drukken op alle externe post. Voordat je denkt: ‘Boeien, wat kan mij die wet schelen’, lees nog even dit:

  • Het is een vorm van marketing voor je bedrijf

Dat handelsregister is opgesteld zodat iedereen kan zien welke organisaties deelnemen aan het economisch verkeer. Je klant weet zo met wie hij te maken heeft; het handelsregister geeft ook informatie over wie namens het bedrijf afspraken mag maken en of een bedrijf failliet is. Zo hebben we allemaal net wat meer zekerheid bij het zaken doen.

Deze verplichte gegevens vermelden dragen daarmee bij aan je geloofwaardigheid en betrouwbaarheid. Je geeft ermee te kennen dat je klant mag weten wie jij bent en dat jij je zaak serieus neemt. Je Kvk nummer en handelsnaam noemen draagt dus bij aan een positieve uitstraling van je bedrijf.

  • Je vermijdt een boete

Je KvK nummer of handelsnaam niet vermelden is een economisch delict. Je kunt dan een boete krijgen van meer dan €16.000 met een beetje pech. Je kunt je afvragen hoe groot de pakkans is, maar waarom zou je de overheid een stok geven om mee te slaan?

Wat ook wel handig is te vermelden

Als klanten makkelijk contact met je kunnen opnemen win je ook aan geloofwaardigheid en betrouwbaarheid. Mensen bellen vaak niet eens echt; het gaat erom dat je laat zien dat je bereid bent met ze te praten. En als ik alleen een 06-nummer doorkrijg, krijg ik meteen een andere indruk dan wanneer er een vaste lijn, vast adres, e-mail adres en website vermeld staan op een visitekaartje. Die gegevens laten mij zien dat er een serieuze organisatie achter het bedrijf zit en niet iemand die vanuit de achterbank van zijn auto onderneemt.

Dus wat ook handig is te vermelden:

Op visitekaartjes met beperkte ruimte:

  • Correspondentie adres (inclusief postcode en plaatsnaam)
  • E-mail adres
  • Website
  • Telefoon- en eventueel faxnummer

Op ander drukwerk met meer ruimte ook nog:

  • Vestigingsadres (inclusief postcode en plaatsnaam)
  • Bank- en girorekeningnummers (eventueel vermeld je ook al je IBAN nummer)

Afbeelding via orazal.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.