Outsourcen naar India: 8 dingen die je niet moet doen

India
De volgende keer doe ik het allemaal anders…
Foto: Paul Keller via photopin cc

Eindelijk! Ik had besloten dat ik een deel van mijn taken kon gaan outsourcen. Hier droomde ik al van sinds ik besloten heb een eigen bedrijf te beginnen!

Ik zou mijn opdrachtnemers begeleiden terwijl ze mijn werk deden. En ondertussen zou ik met mijn zoontje spelen of een boekje lezen in de zon… (Ja, natuurlijk zijn er genoeg andere dingen te doen, maar dagdromen is ok toch?)

Helaas was mijn eerste ervaring met een opdrachtnemer uit India via opdrachtenplatform Odesk niet zo’n succes.

Het contact met deze dame liep stroef. Ik kreeg niet waar ik om vroeg. Het leek wel of ze de opdracht, die ik zo uitgebreid, stapje-voor-stapje beschreven had, niet snapte. Ik kon mijn momenten in de zon met mijn zoon wel vergeten: uiteindelijk heb ik de klus alsnog zelf gedaan. En die Indiase dame ook nog betaald voor werk waar ik niks aan had! Ik had duidelijk de verkeerde persoon voor de job gekozen.

Wat had ik verkeerd gedaan? Vrij veel, als ik er nu nog eens over nadenk. Ik heb me vooral gefocust op het beschrijven van een stappenplan voor de opdracht. Maar waar ging het vervolgens mis?

1. Ik heb niet naar andere advertenties gekeken

Op Odesk plaats je een omschrijving van de opdracht. Ik heb uitgebreid aangegeven welke stappen de kandidaat moest nemen. Maar ik was vergeten te kijken naar wat gebruikelijk is op Odesk.

Tip: Vind niet het wiel opnieuw uit, maar kijk bij andere advertenties af wat werkt. Op die manier kun je ook achterhalen op welke advertenties veel kandidaten reageren. Zo zag ik later pas een mooie succestip: noem de prijs al in de titel van je opdracht.

2. Ik nam de eerste die zich aanmeldde

Ik had haast en was eigenlijk wel blij dat iemand reageerde. Helaas bleef het de eerste uren bij die ene persoon. Eigenlijk twijfelde ik over deze kandidaat, want ze had weinig ervaring en slechts 1 opdrachtgever had haar openbare feedback gegeven. Toch dacht ik: ik waag het erop. Dat doe ik de volgende keer niet meer.

Tip: Neem de tijd om een goede kracht te vinden. Scan bijvoorbeeld een aantal personen die aan jouw vereisten voldoen en schrijf op waarom hun profiel je aanspreekt. Deze personen kun je via Odesk ook uitnodigen om te solliciteren op jouw opdracht.

3. Ik vroeg niet naar een portfolio

Veel aanbieders zetten voorbeelden van hun werk online, die je kunt bekijken als je ingelogd bent op Odesk. Op die manier krijg je een indruk van hoe ze zaken aanleveren. Mijn opdrachtnemer had geen portfolio geplaatst en ik heb er ook niet naar gevraagd. Teken aan de wand? Ik kreeg in elk geval slordig werk.

Tip: Als de Odesk’er geen portfolio online heeft staan, vraag dan om voorbeelden. Die zouden ze gratis aan je moeten verstrekken. En als je geen gratis voorbeelden krijgt: niet met diegene in zee gaan.

4. Ik accepteerde dat de kandidaat geen samenvatting gaf

Als je wilt weten of een ander je begrepen heeft, kun je vragen om een samenvatting in hun eigen woorden. Tot 3 keer toe heb ik mijn kandidaat gemaild met de vraag dat te doen. Hoe vaak denk je dat ik een samenvatting heb gekregen? Inderdaad: 0 keer. Ik had geen tijd en zin om er verder op aan te dringen en dacht dat de opdracht misschien ook wel te uitgebreid was om samen te vatten. Maar dat is onzin. In 2 zinnen had ze kunnen zeggen wat ze ging doen. Ik vrees dat ze het gewoon niet begreep.

Tip: Vraag de kandidaat om samen te vatten wat er moet gebeuren en hoe diegene denkt het te gaan aanpakken. Als deze samenvatting niet volgt: de opdracht niet aan die persoon gunnen. Echt niet.

5. Ik gebruikte geen codewoord

Ken je het verhaal van de bruine M&M’s? De rockers van Van Halen waren de eersten die van hun optredens enorme shows maakten. 19 reuzenvrachtwagens vol met apparatuur was elke keer nodig. Er ging zoveel mis met de techniek dat zij een test opnamen in hun contracten: de bruine M&M test. Verstopt tussen alle technische vereisten stond een bepaling dat er een bak M&M’s backstage moest staan, maar dat er geen enkele bruine M&M in mocht zitten, op straffe van een absurd hoge boete. Als ze in hun kleedkamer dan toch een schaal vonden met bruine M&M’s, wisten ze dat alle techniek opnieuw gecheckt moest worden. Dan hadden ze te maken gehad met mensen die het contract niet goed gelezen hadden. Zoiets had ik ook willen doen met mijn kandidaat, maar ik was het vergeten te vermelden in mijn opdracht.

Tip: Zet in je instructies een codewoord met de vraag om die terug te sturen. Als ze daar niet op ingaan, hebben ze de opdracht waarschijnlijk niet goed gelezen. De kans is groot dat ze dan ook niet de onderdelen van de taak die er echt toe doen uitvoeren zoals afgesproken. Of je hebt een rebel gevonden die je instructies expres niet opvolgt; daar wil je ook niet mee werken.

6. Ik vroeg niet waarom ik diegene zou moeten kiezen

In elk sollicitatieboekje staat die ene tip: bereid je voor op de vraag ‘Waarom zouden we jou moeten kiezen?’. Die vraag heb ik niet eens gesteld aan mijn kandidaat. Ze had zelf al gemaild dat ze 100 % haar best zou doen om aan mijn verwachtingen te voldoen en daar nam ik genoegen mee.

Tip: Als je nog twijfelt, kun je ook de vraag stellen: ‘Waarom ben jij de beste keuze?’ Uit het antwoord kun je ook afleiden of ze je opdracht begrepen hebben, want diegene noemt dan waarschijnlijk de eigenschappen op waar jij naar op zoek bent: precisie, snelheid, creativiteit etc.

7. Ik heb niet al mijn verwachtingen expliciet gemaakt

In mijn opdracht heb ik opgeschreven wat ik verwachtte: welke informatie ik nodig had, hoe ik het aangeleverd wilde hebben, wat de deadline was. Maar ik realiseerde me later dat ik ook verwachtingen impliciet gelaten had. Zo was ik er vanuit gegaan dat ik pas zou betalen als de opdracht perfect voltooid was. Mijn opdrachtnemer duidelijk niet, want toen het werk na 2 revisies nog steeds niet naar mijn zin was, begon zij toch al over wanneer ik ‘the money for the work I has done for you’ ging overmaken.

Tip: Vermeld je verwachtingen helder. Laat zo min mogelijk impliciet. Geef bijvoorbeeld aan dat je revisies wil kunnen blijven doen zonder extra kosten tot je tevreden bent. En stel expliciet vast wanneer de opdracht klaar is.

8. Ik heb geen deeloplevering gevraagd

Met het uitbesteden had ik een bepaald doel voor ogen: ik wilde een ander onderzoek laten doen. Eigenlijk bestond het werk uit twee stappen. Die heb ik bij elkaar gezet en er één bedrag aan gehangen. Toen mijn Odesk’er een deel van de opdracht dus niet goed uitvoerde, was ik toch genoodzaakt het hele bedrag te betalen (of een discussie erover te starten, maar daar had ik al helemaal geen tijd voor).

Tip: Als dat mogelijk is: vraag een oplevering in delen. Als je bijvoorbeeld een stel artikelen wil ontvangen, spreek dan af dat je eerst een aantal afrondt en die ook betaalt, voordat je kandidaat aan de rest van de opdracht begint. Als het dan mis dreigt te gaan, ben je in elk geval niet het hele bedrag kwijt dat je voor de opdracht gereserveerd had. En zo kun je ook makkelijker bijsturen als je opdrachtnemer geen goed werk aflevert. In het uiterste geval kies je een andere opdrachtnemer voor deel B.

Wat zijn jouw ervaringen met uitbesteden?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.