Hoe organiseer jij je boekhouding: van niet doen tot volledig uitbesteden

ordners
Boekhouding organiseren

Je boekhouding kun je op heel veel manieren regelen. Van niet doen tot aan volledig uitbesteden en allerlei opties daartussen in.

Hieronder heb ik een aantal verschillende mogelijkheden op een rijtje gezet. Bij elke volgende stap worden de maandelijkse kosten hoger en ben je als het goed is minder tijd kwijt.

Lees ook: Kispi.nl – Hoe vind je de beste boekhoudsoftware – 7 vragen

1) Niet doen

Op het eerste gezicht lijkt niet doen de goedkoopste en makkelijkste methode. Totdat je in de chaos niet meer weet welke crediteur je wel of niet betaald hebt en van wie je nog geld ontvangt. Uiteindelijk zal de belastingdienst vragen komen stellen waarna je alsnog aan de boekhouding kan beginnen. De belastingdienst kan zelfs een schatting van je winst maken en ik kan me zo voorstellen dat een dergelijke schatting zelden te laag zal zijn.

De tijd die je in het begin bespaart moet je later misschien wel dubbel investeren. Onder andere omdat je alsnog je boekhouding moet regelen. Ook kun je te maken krijgen met hogere belastingaanslagen, boetes en missende facturen/documenten die je opnieuw moet opvragen.

Lees ook: Kispi.nl – 8 redenen om je boekhouding wel leuk te vinden

2) Pen en Papier

Met pen, papier en een paar ordners kun je ook een heel eind komen. Schrijf al je inkomende en uitgaande facturen in lijstjes op papier. Doe hetzelfde met je betalingen en verbind die aan de facturen. Controleer of je van elke betaling een factuur hebt en of elke factuur is betaald. Vervolgens maak je correcties voor eigen salaris, investeringen, etc. Dit betekent een heleboel schrijfwerk en veel optelwerk als je je belastingaangiftes gaat doen.

3) Excel / boekhoudpakket

Als je overweegt om je boekhouding helemaal zelf te doen dan is boekhoudsoftware een eerste timesaver. Je kan een boekhoudpakket aanschaffen of gebruik maken van Excel. In plaats van Excel kun je natuurlijk ook werken met een ander spreadsheet programma zoals bijvoorbeeld Google Docs.

Een boekhoudpakket is ingericht op het doen van een boekhouding en Excel niet. Gelukkig kun je voor Excel sjablonen downloaden die van Excel een soort van boekhoudpakket maken. Als je bereid bent om te investeren in je eigen boekhoudkennis en je niet bang bent van cijfers kun je prima overwegen om je boekhouding zelf te doen in Excel.

Lees ook: Kispi.nl – Boekhouding in Excel – download gratis sjablonen (of niet)
Lees ook: Kispi.nl – Dowload boekhoudprogramma’s – gratis

4) Online boekhouden

Bij online boekhouden maak je gebruik van een softwarepakket dat via internet te bereiken is. Dat heeft een aantal voordelen, zoals:

  • de software wordt up-to-date gehouden
  • je kan vanaf meerdere plekken inloggen
  • je kan makkelijk andere mensen toegang geven

De grootste nadelen van deze optie zijn waarschijnlijk de maandelijkse abonnementskosten en afhankelijkheid van een externe partij. Je zult daarom een backup buiten het betreffende bedrijf willen regelen en het is ook handig als je de gegevens kan exporteren zodat je makkelijker van boekhoudpakket en/of boekhouder kan wisselen.

Gelukkig is er heel veel keus. Er zijn pakketten zoals Acumulus die € 9,95 per maand kosten. Je kan met een dergelijk pakket je volledige boekhouding en facturatie organiseren. Uiteraard kun je ook kiezen voor pakketten die tientjes tot honderden euro’s per maand kosten. Welke je kiest hangt niet alleen af van je persoonlijke smaak maar ook van de grootte van je bedrijf/boekhouding en de eisen die je stelt aan functionaliteit.

Lees ook: Kispi.nl – 16 online boekhoudpakketten gesorteerd op prijs

5) Online boekhouden (bonnen scannen en mailen)

Heb je geen zin om zelf je bonnen in te voeren dan kun je de facturen ook scannen en mailen. Tot zover ik weet is er maar één online boekhoudpakket die op deze manier werkt, namelijk Yuki. Je kan er voor kiezen om vervolgens de administratie verder zelf af te ronden.

6) Online boekhouden en boekhouder inhuren voor belastingaangiftes

Kun je zelf boekhouden maar heb je geen tijd om alle belastingontwikkelingen bij te houden? Je zou dan zelf de boekhouding kunnen doen en de benodigde (jaar)overzichten kunnen maken. Je vraag vervolgens een boekhouder om vervolgens alle belastingaangiftes te verzorgen. Dat bespaart je het uitzoekwerk om je belastingaangifte te maken. Door veranderende regelgeving heb je daar elk jaar een flinke klus aan terwijl de boekhouder dat uitzoekwerk één keer doet en dat vervolgens kan toepassen voor heel veel klanten. Dat maakt hem of haar al snel een stuk efficiënter dan wanneer je je belastingaangiftes zelf doet.

7) Boekhouder inhuren (alleen zelf bonnen invoeren)

Als je werkt in Excel of met een (online) boekhoudpakket begin je met het invoeren van je facturen. Vervolgens moet elke factuur op de juiste plek in de boekhouding terecht komen. Zo zullen sommige facturen als kosten geboekt worden terwijl andere facturen investeringen zijn die over meerdere jaren worden uitgesmeerd. Ook zijn er speciale balans mutaties zoals winst die je uitkeert naar je privé bankrekening en debiteuren die afgeschreven worden. En natuurlijk heb je overzichten nodig voor je belastingaangifte en moeten je belastingaangiftes ook gemaakt en ingediend worden.

Voor veel ondernemers is het invoeren van facturen geen probleem maar zijn de vervolgstappen eigenlijk lastig. Een boekhouder heeft daar wel de kennis voor en vaak ook een hoog uurtarief. Als jij zelf de facturen invoert heeft je boekhouder minder dure uren nodig. Je boekhouder beperkt zich dan tot het doen van slimme dingen met de cijfers en/of uiteindelijk het maken van een jaaroverzicht en de belastingaangiftes.

Lees ook: Kispi.nl – 7 stappen naar succesvol uitbesteden

8) Boekhouder inhuren (schoenendoos aanleveren)

Doe je bonnen eens per kwartaal in een schoenendoos en stuur ze op. Dit is mijn favoriete methode. Overigens is die schoenendoos voor mij symbolisch. Ik controleer wel of al mijn klanten betaald hebben. Daarvoor leg ik al mijn facturen op datum en sorteer ze per bankafschrift. Dat gaat vervolgens in een grote envelop richting mijn boekhouder die er allerlei spannende dingen mee doet. Hij levert mij de jaaroverzichten en belastingaangiftes. Ik heb een abonnement waarin ook een stukje fiscale advisering is inbegrepen. Voor mij helemaal perfect.

9) Boekhouder in loondienst en eventueel inhuren

Als het echt veel werk wordt kun je natuurlijk ook overwegen om een boekhouder in dienst te nemen. Of in ieder geval iemand die alle facturen verwerkt en invoert. Zo houd je alle belangrijke gegevens in huis en kun je makkelijk overzichten laten maken. Voor het advies-, en aangifte werk kun je alsnog een boekhouder inhuren.

Ik weet niet zeker of ik de belasting aangiftes en jaarrekening in eigen beheer zou willen maken. Het kan ook wel prettig zijn om een onafhankelijk iemand te laten kijken naar je jaarrekening en belastingaangifte. Een objectieve buitenstaander heeft misschien een hele andere kijk op jouw bedrijf.

Wat is volgens jou de beste optie om je boekhouding te organiseren en waarom?>

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.