Hoe ik van Excel naar een boekhouder ging

ordners
Van Excel naar Boekhouder

Toen ik als ondernemer aan de slag ging was het in het begin nog niet echt druk. Dat betekende dat ik meer tijd dan geld had. Zelf mijn boekhouding doen leek me een voor de hand liggende besparing. Mooi meegenomen: ik heb boekhoudkennis omdat ik een economiestudie heb gedaan en belastingadviseur ben geweest.

Naarmate de onderneming groeide ging ik daar heel anders over denken.

Jaar 1: Open source en Excel boekhouding

Het eerste jaar probeerde ik gratis software. Ik testte enkele open source software producten en las over het gebruik van een spreadsheets zoals Excel of Google docs. De beste optie leek me een spreadheet en ik ging op zoek naar sjablonen. Het aantal facturen was nog niet erg groot en de bijzonderheden leken eenvoudig op te lossen door wat uitzoekwerk op het internet.

Lees ook: Kispi.nl – Boekhouding in Excel – Download gratis sjablonen (of niet)
Lees ook: Kispi.nl – Download boekhoudprogramma’s – gratis

Jaar 2: Boekhoudpakket

Het tweede jaar was sneller om dan ik gehoopt had, tenminste wat de boekhouding betreft. Ik besloot af te stappen van de spreadsheet en toch maar te gaan investeren in een boekhoudpakket. De sjablonen moest ik namelijk zelf updaten en erg gebruiksvriendelijkheid vond ik ze eigenlijk niet.

Ik ging op zoek naar een boekhoudpakket en vond een bekende naam tegen een acceptabele prijs. Ondanks een update met bugs, een weinig hulpvaardige helpdesk en problemen met de flexibiliteit van het pakket is het toch gelukt de boekhouding van dat tweede jaar af te ronden. Vooral die update heeft me veel tijd gekost. Mijn bonnen en facturen nummerden niet door. Ik heb me rot gezocht naar de oorzaak hiervan; het bleek dus een bug in de software die ik binnengehaald had met een update.

Jaar 3: Online boekhouden

Gedurende het derde jaar besloot ik dat ik afwilde van dat boekhoudpakket. Ik wilde meer duidelijkheid over mijn maandelijkse inkomsten en kosten en had me voorgenomen de boekhouding maandelijks te doen. Dat is er trouwens nooit van gekomen. Ik volg nog steeds de aangifte BTW die ik nu per kwartaal doe.

Een online boekhoudpakket leek me perfect: automatische updates, helpdesk en als de tijd rijp is dan kun je makkelijk iemand mee laten kijken. Ik stapte gedurende het jaar over en zorgde dat de boekhouding vanaf begin boekjaar ingevoerd was. Dit werkte eigenlijk wel prima. Totdat er meer nodig was dan het inboeken van facturen.

Mijn boekhouding werd steeds ingewikkelder en het kostte steeds meer tijd om alles uit te zoeken. De druppel was een naheffing BTW. Ik had een verkeerde berekening gemaakt. Tegelijkertijd werd het steeds drukker in de zaak en werd de boekhouding steeds meer een last. Tijd voor verandering.

Lees ook: Kispi.nl – 16 online boekhoudpakketten gesorteerd op prijs

Jaar 4 en Jaar 5: Boekhouder

Waar ik vooral vanaf wilde was het technische uitzoekwerk en het saaie invoerwerk. Ik heb offertes aangevraagd en een schatting gemaakt hoeveel uur ikzelf nog kwijt zou zijn aan de boekhouding. Mijn favoriet was een boekhouder die een jaaroverzicht, aangifte inkomstenbelasting van mij en mijn vrouw en aangifte BTW wilde maken. Mijn rol bestond uit het per kwartaal opsturen van facturen, bankafschriften en relevante correspondentie.

Daarnaast heb ik tijd gerekend om grondig te checken wat de boekhouder mij opstuurt. Ik vind het namelijk heel belangrijk om precies te weten hoe het financieel met mijn zaak gaat. Daarbij kan ook een boekhouder vergissingen maken. Ondertussen heb ik door een misverstand al meer uitzoekwerk gedaan dan ik gehoopt had. Ondertussen is dat ook opgelost en hoop ik heel snel de jaarrekening en belastingaangiftes van 2012 af te ronden.

Jaar 6 en verder: Boekhouder (en online boekhouden?)

Dit jaar staat nog open. Ik blijf in ieder geval gebruik maken van de diensten van een boekhouder. Ik vind het prettig dat de belastingaangifte en het opstellen van een jaaroverzicht door een boekhoudkantoor worden gedaan. Voor de boekhouder zijn dat standaard veelvoorkomende klussen terwijl ik maar één jaaroverzicht en één belastingaangifte per jaar maak.

Ik ben wel aan het overwegen om zelf de facturen in te gaan voeren in een online boekhoudprogramma. Zo is het voor mij makkelijker om overzicht te houden over kosten, inkomsten en facturatieproces. Het kost nu ook al tijd om de facturen te sorteren, op datum te leggen en te controleren op volledigheid. Het zelf invoeren van facturen is dan nog maar een kleine stap.

Zoek wat bij jou past

Het is belangrijk dat je een methode zoekt die bij jou past. Als ik nu terugkijk ben ik blij dat ik begonnen ben met Excel. Het heeft me geholpen om in te zien hoe ingewikkeld een boekhouding kan zijn. Tegelijkertijd heeft het hele proces me geholpen om dit cruciale onderdeel van mijn onderneming uit te besteden aan iemand die dagelijks bezig is met boekhouden.

Aan de andere kant verlost het je niet van de plicht om te snappen wat er in die cijfers staat. Jij blijft als ondernemer verantwoordelijk. Alle reden dus om heel kritisch met je cijfers om te gaan en te zorgen dat je altijd zelf weet hoe de vork in de steel zit en hoe je onderneming ervoor staat.

Lees ook: Kispi.nl – Hoe organiseer jij je boekhouding: van niet doen tot volledig uitbesteden

Hoe regel jij jouw boekhouding?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.